• Mauricio Castro Figueroa

3 condiciones para implementar Digital Workplace con éxito

En la actualidad, la adopción de nuevas tecnologías y herramientas digitales se ha convertido en un “must” para las empresas que apuntan a ser cada vez más competitivas.


Sucede que las exigencias del mercado son cada vez mayores y obligan a que las compañías cuenten con las “armas” necesarias para atender, por ejemplo, las demandas de sus clientes o sus necesidades tecnológicas y de especialización de recursos humanos para no ser desplazadas por sus competidores.


Ante la difícil tarea de atender “todos los frentes” al mismo tiempo y hacerlo con destreza y agilidad, las empresas buscan la forma más adecuada de poder lograr sus objetivos -conforme a su planificación-, resolver sus conflictos internos y externos y, en lo posible, crecer.


No existe una fórmula para ello. Por eso, algunas eligen dar pequeños pasos, otras en cambio se atreven a cambios disruptivos. Últimamente, muchas han considerado que la clave pasa por embarcarse en un proceso de transformación digital (lea más:10 pasos para subirse a la Transformación Digital ) y no son pocas las que se valen de las nuevas tecnologías para motivar a sus empleados o bien atraer talentos con modalidades de trabajo más flexibles, incluso remotas. En este contexto, el concepto de digital workplace ha comenzado a desplazar al de teletrabajo. (lea más: Digital workplace: un salto al futuro y un adiós al teletrabajo).


Digital Workplace

Hoy en día lo que importa no es el lugar específico de trabajo sino el entorno en el cual se desarrollan las tareas, los objetivos y sus resultados a través de los colaboradores. Los mismos tienen un rol activo que va más allá de ser simples empleados que cumplen una carga horaria, porque interactúan, participan, aportan a la organización y hasta pueden hacerlo de forma remota a través de plataformas y dispositivos digitales, conectándose en la oficina o desde su propia casa, en un evento o en el domicilio de un cliente, y hasta con modalidades freelance sin horario específico pero trabajando en el marco de un proyecto.


En este escenario, tanto líderes como colaboradores son tan importantes como puede serlo la tecnología que sustenta este cambio organizacional. La ecuación nunca cierra si falla alguno de sus componentes.


El papel del líder en los espacios de trabajo digitales


Sin lugar a dudas, el líder en el digital workplace ocupa un rol clave ya que debe poner todo su esfuerzo en llegar a crear un ambiente de trabajo que opere en un entorno digital. Es decir, un entorno en el que articulen procesos y recursos humanos, de modo que se cumplan los objetivos planificados conforme a un modelo digital de negocios.


De él se espera que, con su labor, la visión de un espacio de trabajo digital sea asimilada a nivel de toda la compañía. Dado lo difícil de esta tarea, suele trabajar para ello junto con el CIO, el gerente de Recursos Humanos y otros líderes de la empresa.


Como líder, uno de sus objetivos primarios es maximizar la efectividad y eficiencia de los trabajadores a nivel individual (para lo cual resulta necesario, en más de una oportunidad, capacitarlos en el uso de las herramientas digitales), como así también a nivel de equipos de trabajo en un ambiente digital intuitivo.


Su rol incluye lograr influenciar a los empleados, llevar a la organización en su conjunto hacia la “reinvención” del espacio de trabajo, bajo una nueva dinámica laboral, con compromiso y responsabilidad. Esto terminará redundando en un cambio cultural en toda la organización.


El doble rol del líder en digital workplace: efectividad y cohesión del equipo

Desarrollar un plan de comunicación de la estrategia digital a seguir es esencial para que el líder logre su cometido.


Un buen líder debe contar con una alta capacidad de análisis y estar al tanto de las nuevas herramientas digitales, dispositivos y equipamiento que podrían servir a los fines del digital workplace.


Su rol importa estudiar los procesos hoy con miras a un futuro digital, analizar con detenimiento cómo los empleados articulan con ellos y, a su vez, cómo es la “llegada” a los clientes. Sus conclusiones junto con las de otros ejecutivos de la empresa servirán de cara a rediseñar procesos, simplificarlos y repensarlos en un entorno digital más eficiente.


La información que pueda proporcionar la plataforma digital integrada utilizada resulta de extrema importancia para una empresa. Es por ello que las distintas áreas y procesos deben ser contemplados a los fines del diseño del digital workplace como así también deben aplicarse normas de seguridad para resguardar los datos y protegerse de accesos no autorizados. En este sentido, el líder deber tener presente qué datos son relevantes, cuáles son requerimientos legales, qué informes realmente aportan para la toma de decisiones, cómo se alimenta la plataforma con las novedades informadas por los colaboradores, las interacciones entre las distintas áreas, etcétera.


Su función también alcanza a la definición del portfolio de servicios que ofrecerá la plataforma de trabajo y a la forma de reportar progresos o dificultades.


En suma, su trabajo debe ser “inspirador” en el sentido de lograr motivar al personal de modo que puedan valorar y entender las ventajas del nuevo entorno. Las habilidades de un líder para comunicar son determinantes en materia de resultados como así también para generar feedback y un ambiente colaborativo y dinámico.



La tecnología, los líderes y los colaboradores


No hay dos sin tres. La mano ejecutora es clave para que “entre en funcionamiento” un espacio de trabajo digital.


Los “colaboradores” de un proyecto justamente hacen eso: “colaborar”, participar, aportar ideas, no están en una posición pasiva, se interesan, tienen en claro los objetivos y apuntan a ellos, no trabajan solo por una retribución, están motivados. Y mucho tiene que ver con quién es su líder y en qué medida funciona adecuadamente el digital workplace para que el individuo se sienta estimulado y aprecie los beneficios de un trabajo más flexible y, tal vez, remoto pero no menos comprometido.


El perfil de un colaborador contempla a aquellos individuos que están orientados a resultados, con habilidades comunicativas y conocimientos de herramientas digitales, que “rinden” sin necesidad de estar bajo supervisión directa presencial, que pueden ser capaces de identificarse con un proyecto, que pueden trabajar en equipo aún a distancia valiéndose de la tecnología, que valoran sus tiempos, que pueden sortear desafíos y alinearse con su trabajo a los objetivos del negocio. Pero, por sobre todo, debe saber trabajar de forma colaborativa.



La incorporación de un buen colaborador puede marcar una diferencia en términos de eficiencia, puede ser la “pieza” para completar el rompecabezas cuando sus habilidades, experiencia y conocimientos cubren falencias que hasta el momento presentaba una compañía.


Los colaboradores no sólo deben lograr adaptarse y trabajar en un digital workplace sino que, además, en ambientes favorables deberían poder alcanzar ese sentimiento de “pertenencia” aún a la distancia.


Para tener en cuenta


El seguimiento y el control tras la implementación no son un aspecto menor para medir los resultados, ambos son fundamentales para evaluar avances y desvíos y, en su caso, actuar en consecuencia.


Asimismo, más allá de los procesos en particular, hay que tener presente que el éxito también dependerá de las políticas adoptadas por las empresas tras la adopción de los espacios de trabajo digitales y, en esta misma línea, también del respaldo del directorio y senior management.


Por último, vale mencionar que la estrategia de la compañía deberá ajustarse de modo de contemplar una nueva realidad operativa en un espacio de trabajo digital como así también la visión se verá afectada por los cambios los cuales, en definitiva, deberían traducirse en un valor agregado también para los clientes.


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