5 Apps para efectividad organizacional

Año tras año, las empresas buscan apoyarse en la tecnología como una herramienta para la consecución de sus objetivos. Entre ellos: mejorar la productividad, incrementar los ingresos, favorecer la comunicación en la organización, lograr un mejor posicionamiento en el mercado, optimizar recursos, favorecer el trabajo en equipo, reducir costos, etcétera.

Es posible encontrar diversas aplicaciones que sirven a estos fines. No son todas iguales ni tienen las mismas características, estructura y forma de funcionamiento. Cada una posee sus ventajas y desventajas respecto de las demás y está más o menos orientada a la gestión, comunicación y gestión de personas. Algunas son más amigables o versátiles. La clave está en saber cuál es la que mejor se adapta a la compañía. Encontramos 5 aplicaciones que creemos vale la pena revisar. Se encuentran en distintos ámbitos de acción cada una de ellas y en conjunto podrían hacer grandes cosas por los equipos de trabajo.

1. Trello

Trello es un sistema para la administración de proyectos. También funciona muy bien para el seguimiento de las iniciativas de día a día de los equipos de trabajo. Está diseñado bajo el concepto de tableros para que el usuario puede fácilmente saber en qué estado se encuentra su proyecto en tiempo real.

Los tableros están adaptados para el trabajo en equipo y puede haber un tablero o varios para un proyecto. A su vez, obviamente permite manejar varios proyectos que se seleccionan en un desktop inicial.

Contienen “listas” dispuestas como columnas verticales (por ejemplo, tareas en proceso). Dentro de cada una hay “tarjetas” que aportan detalles, informan sobre el grado de avance, incluyen comentarios, checklists, etiquetas, fechas de vencimiento y archivos. Las listas se pueden ordenar según la necesidad del usuario y se pueden agregar nuevas.

Trello requiere registro. Es gratuita previa aceptación de las condiciones del servicio y políticas de seguridad. Una de sus mayores gracias es que la versión gratuita da acceso a muchas funcionalidades.

En el siguiente video se puede apreciar cómo funciona Trello:

Trello exhibe varias ventajas:

• Es una plataforma fácil de usar e intuitiva.

• Sus tarjetas que se arrastran y sueltan entre listas para mostrar el nivel de avance alcanzado.

• En las tarjetas se puede añadir a tantas personas como sea necesario.

• Las tarjetas admiten información en diferentes formatos: textos, imágenes, chats y enlaces a las funciones más importantes.

• Trello funciona con iPhone, iPad, teléfonos Android, tabletas, relojes y tabletas Kindle Fire, en la web y con cualquier tamaño de pantalla.

• El sistema permite asignar una tarea a más de una persona.

• Admite la publicación de comentarios para obtener una respuesta rápida y cargar archivos desde el ordenador, Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive.

• Cuenta con notificaciones que permiten enterarse de algo importante ni bien ocurre.

• Cuenta con búsquedas con filtros.

Trello ofrece una versión gratuita limitada a un solo Power-Up, Para muchos esto es una desventaja porque éstas son las que contribuyen a que Trello no se limite a un tablero con listas y tareas sino que pueda funcionar como un software de gestión de proyectos al integrarse con otras herramientas. Es por ello que, tarde o temprano, muchas empresas optan por abonarse al Business Plan o al Enterprise.

A continuación un video sobre el servicio Business Class.

El siguiente cuadro (fuente: Trello) compara las tres versiones (de izquierda a derecha de la pantalla: gratuito, Business Class y Enterprise).

Trello permite crear tableros pero no ha sido concebido para crear proyectos. Al principio esto no ofrece dificultades pero, al crecer la cantidad de proyectos y personal afectado a los mismos, podría convertirse en una desventaja. Esto es así porque al asignar tareas es preciso ver primero a qué tablero corresponde cada una, buscar los tableros respectivos, ingresar a cada uno de ellos y recién ahí asignar la tarea respectiva.

2. BetterWorks

Es conocido como un software especialmente orientado a los recursos humanos, concebido para compatibilizar con la metodología OKRs donde el personal está alineado conforme a los objetivos de crecimiento de la empresa.

John Doerr en su libro "Measure what matters" destaca a BetterWorks como el mejor esfuerzo realizado por integrar los OKR (lectura recomendada: OKR: usa la fórmula de Google a tu favor) con CFR (Conversations, Feedback and Recognition). A juicio de Doerr, la integración de objetivos ambiciosos con sistemas de gestión del desempeño dinámicos representan el siguiente paso significativo en modelos de gestión globales.

Contribuye a construir una cultura de retroalimentación en la compañía, al vincular líderes con empleados, brindar herramientas para el seguimiento de tareas y favorecer la comunicación interna.

A continuación una demo sobre su uso y características:

BetterWorks es ventajoso porque genera datos determinantes para analizar y tomar decisiones de talento estratégicas y relativas a actividades críticas del negocio, en forma oportuna.

Como programa de administración de desempeño se destaca, al ser una solución de software integrada y de fácil uso.

No es una app del tipo "plug and play", puesto que abarca temas que requieren de preparación y conocimiento por parte de quienes liderarán y usarán la herramienta. Sin embargo, por otro lado presenta la ventaja de ofrecer una vista simplificada de temas históricamente complejos: el desempeño y alineación organizacional. Vale la pena mirarla con calma.

3. Slack

Slack es una de las aplicaciones que más se utiliza en las empresas con el propósito de facilitar la comunicación dentro y entre equipos de trabajo.

A tal punto, que los proyectos se gestionan a través de sus canales de comunicación (individuales y grupales). Y, al fluir la comunicación, la toma de decisiones de agiliza, sin necesidad de reuniones presenciales constantes y sucesivos e-mails.

El equipo está conectado y puede compartir documentos, planes, llamadas y herramientas. Permite el trabajo con equipos multidisciplinarios e interdepartamentales de forma sincronizada y ordenada.

En el siguiente video (demo) oficial se pueden apreciar sus características y funcionalidades:

El sistema ofrece la ventaja de trabajar en línea. Esto favorece el dinamismo y contribuye a una mayor eficiencia ya que es posible comunicarse sin la necesidad de que sea en persona, lo cual ahorra tiempo.

Slack admite subir archivos a la nube, integrar aplicaciones con terceros como Google Docs, GitHub, Dropbox, Twitter, Google Drive, entre otros, y realizar video llamadas individuales en la versión gratuita.

Si bien la versión gratuita admite video llamadas individuales, para realizar video conferencias en grupo es necesario abonar un costo y pasarse a los planes “standard” o “plus” o “Enterprise Grid”. En la actualidad, se ofrece “Slack para equipos” (para Pymes o equipos) con tres modalidades (gratuito, estándar y plus) y Enterprise Grid de Slack.

Una de las cosas más interesantes que vimos de Slack es la amplia integración que tiene con otras plataformas, lo que la hace una app muy versátil si es que la empresa desea complementar algunas herramientas con las capacidades de comunicación de Slack.

4. Weekdone

Es una plataforma especialmente diseñada para empresas que gestionan sus proyectos siguiendo la metodología de OKRs (lectura recomendada: OKR: usa la fórmula de Google a tu favor).

El siguiente video es una demo oficial de Weekdone donde podrá apreciar sus usos y características:

Según la cantidad de usuarios es el precio a abonar. De 1 a 3 el servicio es gratuito. De 4 a 10 cuesta por mes/ usuario 9 dólares. Para 51-60 o un rango de 100-125 son u$s6 al mes por cada uno. Pero si son más de 500, por ejemplo, el precio por usuario mensual es de 3,50 dólares.

Entre sus principales ventajas se puede mencionar que:

• Es altamente amigable para la aplicación de OKRs.

• Permite realizar un seguimiento semanal y chequear el grado de avance de un proyecto.

• Ofrece información sobre la performance de los equipos de trabajo.

• Posibilita el feedback entre los miembros de un proyecto.

• Los jefes pueden dar un like como estímulo y signo de reconocimiento de buen desempeño a un empleado.

• Permite con un vistazo y gracias a sus gráficos que los líderes puedan detectar en segundos qué empleados y áreas necesitan más atención, los ítems pendientes, advertir problemas, ver la distribución de la carga de trabajo, etc.

Aunque se ofrece en múltiples idiomas en la interfase web, por el momento, la aplicación para móviles está sólo disponible en inglés.

5. WorkieTalkie

Es una aplicación chilena que, como sucede con BetterWorks, está concebida bajo la idea de la gestión del desempeño y las comunicaciones. Se definen como una plataforma modular de Procesos de Gestión de Personas en tiempo real y en la mano de todos.

WorkieTalkie también entra en el mundo del CFR (como veíamos antes, Conversations, Feedback and Recognition) pero haciendo un énfasis importante en las comunicaciones internas. Por ello, la plataforma favorece las conversaciones online, que exista un feedback sin demoras e, incluso, un elemento altamente motivador: el reconocimiento.

Parte de la premisa de que la gestión debe desarrollarse día a día. Por lo tanto, implica abandonar la idea de la anualidad. De esta forma, se privilegia el cuándo lo necesita un líder por sobre el momento que indica el proceso. Al mismo tiempo también permite que el colaborador establezca su propia demanda por feedback.

Entre sus ventajas, además del hecho de que ha sido diseñada para contribuir a una mejor comunicación interna y apuntar a la gestión del desempeño, se puede mencionar la existencia de módulos de encuesta que favorecen la comunicación y complementan el sistema para lograr una mirada más amplia. Está pendiente su integración al Modelo de Gestión OKR y también se echa de menos una página oficial que aporte una demo, comentarios de usuarios, precios y funcionalidades detalladas.