Enfrenta el frenazo económico usando OKR

El actual bajón económico, producto de la resaca post-pandemia, la coyuntura política local y los efectos de la guerra en Europa, son algunas situaciones por medio de las cuales se manifiestan las nuevas dinámicas que enfrentan los negocios.


La agilización de la gestión y toma de decisiones, que se expresan en flexibilidad y capacidad de adaptación a estas nuevas realidades, son las capacidades que OKR entrega a las organizaciones, que permiten sortear con éxito las dificultades y sostener posiciones competitivas.


Pero a veces sólo podemos reaccionar. Es cierto que OKR es un método de alineamiento organizacional en torno a objetivos inspiradores y desafiantes, pero a veces la niebla es tan densa que sólo vemos pocos metros por delante.


¿Cómo una empresa podría enfrentar este período de bajón económico, haciendo uso de la Metodología OKR?


A continuación, ejemplificaré con posibles definiciones y una serie de pasos, lo que una organización podría realizar en base a OKR:


[Día 1] El equipo directivo revisa, en base a datos y antecedentes objetivos, el impacto en ingresos, costos y márgenes que la actual coyuntura económica tendría en sus Objetivos Estratégicos para este año.


[Día 3] Los nuevos OKR deben recoger los resultados de la reflexión estratégica. A modo de ejemplo, un conjunto de posibles nuevos OKR de primer nivel pueden ser:

  1. Dismunuir de X a Y los gastos indirectos en menos de 3 meses.

  2. Destinar al menos el 50% del tiempo gerencial en apoyar el cierre de nuevos negocios de gran envergadura.

  3. Definir en menos de 30 días, nuevas oferta de productos con foco en la retención y captación de nuevos clientes.

  4. Renegociar o cerrar en menos de 60 días, los proyectos que expliquen el 80% de los servicios con pérdidas.

  5. Monitorear mensualmente y mantener un e-NPS de a lo menos el 75%.


[Día 4] Los Champions o Consultores Internos OKR de la organización ya tienen listo el nuevo Tablero para ser completado con Objetivos, Palancas y KPI por cada área.



[Día 5] A continuación los OKR de primer nivel son "bajados" a la siguiente línea organizacional, para definir sus propios OKR por áreas. Algunos ejemplos:

  • COMERCIAL-MARKETING-SERVICIO:

  1. Negociar con clientes las actividades realizadas y no facturadas, recuperando al menos el pago del 50% de las horas.

  2. Cada ejecutivo comercial recuperarará al menos 2 clientes que se fueron con la competencia los últimos 6 meses, recibiendo 50% de bonificación extra.

  3. Aumentar de X a Y la frecuencia de contacto con clientes, entregando en todos los casos una oferta de retención.

  4. Incrementar la prospección semanal de X a Y nuevos contactos en sectores menos golpeados por el bajón económico.

  5. Aumentar la frecuencia de X a Y comunicaciones semanales en redes sociales, privilegiando las soluciones de eficiencia y productividad.

  • ADMINISTRACIÓN-FINANZAS-ABASTECIMIENTO:

  1. Implementar a lo menos 2 nuevas líneas de financiamiento para clientes con dificultades de pago.

  2. Reestructurar la carga financiera, disminuyendo en a lo menos un 20% el servicio mensual de deuda, antes de 60 días.

  3. Negociar con proveedores y socios estratégicos, aumentando de X a Y los plazos promedio de pago.

  4. Hacer cobranza intensiva y estimular el pronto pago, disminuyendo de X a Y el plazo promedio de cobro.

  5. Identificar y evaluar a lo menos 4 nuevos posibles proveedores locales o bien en zonas no impactadas por problemas logísticos.

  • PERSONAS (RECURSOS HUMANOS):

  1. Revisar las agendas de liderazgo, reestructurando reuniones y comités, con el fin de ahorrar a lo menos 8 horas semanales para las jefaturas.

  2. Reestructurar procesos y (re)capacitar personas, con efecto en una disminución de al menos el 50% del pago de horas extraordinarias.

  3. Facilitar que los líderes mantengan a lo menos una conversación 1 a 1 mensual de retroalimentación y actualización con cada integrante del equipo.

  4. Mantener un mapa actualizado del 20% del talento no-prescindible, con escenarios de retención preparados.

  5. Desarrollar un programa para la instación de una Cultura de Reconocimiento en menos de 30 días.

  • OPERACIONES-TI:

  1. Mejorar de X a Y el plazo de salida de los 2 proyectos digitales de mayor impacto en el corto plazo.

  2. Dar profundidad al uso de plataformas digitales internas, que ahorren a lo menos 8 horas semanales de tiempo de equipos en terreno.


[Día 7] Con los OKR de segunda línea definidos, se continúa la bajada de los mismos a las siguientes línes organizacionales, no tomando más de 2 días en el proceso por cada nivel.


[Día 9] El equipo directivo ha llevado a cabo a lo menos una revisión con su respectiva retroalimentación a los OKR definidos por los equipos. Con esto se da inicio al período de ejecución de OKR en la compañía con las Sesiones Semanales de Compromiso.



[Días 30 y 60] La Rendición de Cuentas busca instalar la responsabilidad por los resultados. Es una reunión mensual donde sólo los líderes con OKR bajo su cargo se reúnen para analizar logros y dificultades.


[Día 85] Se inicia la preparación del Reseteo de los OKR. Los líderes deben cumplir una etapa de brainstorming y análisis con el fin de: (a) determinar el impacto en la cultura que tuvo la Metodología OKR, y (b) definir los nuevos OKR de Primera Línea.



[Día 90] Lanzamiento del nuevo ciclo de OKR. Los aspectos de liderazgo y comunicacionales más importantes a considerar son:

  • El líder reconoce a los equipos de mejor desempeño con sus OKR el período anterior y les invita a colaborar con otros equipos.

  • El líder vincula los nuevos OKR con la Planificación Estratégica y pide que todos expliciten su comprensión y compromiso con los nuevos OKR.

  • El líder impulsa la toma de decisiones orientada a lograr cambios significativos con los OKR de más bajo desempeño.

  • Y refuerza los principios fundamentales de OKR: Foco en pocos objetivos y de alto impacto, el uso del Tablero como fundamento de la colaboración y accountability, y la práctica rigurosa de las disciplinas de los OKR.


 

Usando OKR, una compañía puede mejorar sus tiempos de respuesta frente a las vicisitudes de mercado, involucrar a la organización en los cambios de rumbo necesarios, monitorear y mantener una alta visibilidad de lo que se está o no haciendo, instalar accountability por los resultados esperados, y tal vez lo más importante de todo, abrir espacios de autonomía a equipos y colaboradores, en tiempos donde todas las ideas e iniciativas son bienvenidas.

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