En la actualidad, importantes empresas ya se han animado a dar el “gran salto” hacia la transformación digital, otras ya están en camino y muchas quisieran hacerlo pero no se atreven a dar los primeros pasos.
Hay firmas que creen que por tener presencia en las redes sociales, haber incorporado equipamiento tecnológico y utilizar la nube ya es suficiente; pero no. La transformación digital va más allá porque implica un gran cambio, al punto que impacta en la cultura empresarial.
Involucra a la compañía en su conjunto dado que se reorganizan métodos de trabajo y estrategias al aplicar tecnología digital a los procesos, productos y activos de la firma.
Implica replantear el modelo de negocios, agregar valor, de modo que el cliente llegue a pagar más por los productos o servicios ofrecidos por la empresa o bien extienda su ciclo de vida. En ambos casos, el resultado es incrementar el valor de la relación.
Frente a un contexto dinámico, con un nuevo perfil de consumidor que utiliza herramientas digitales -y al cual es posible llegar a través de ellas- y la explosión de datos a nivel global, la conectividad, la nube, los avances en materia de software y hardware, la inteligencia de las cosas, las redes sociales, el marketing digital, la realidad aumentada y virtual, la inteligencia artificial, entre otros, cada vez más compañías buscan aprovechar estas ventajas tecnológicas para ganarle a la competencia transformadas en una empresa digital. (Lea más: 6 claves de gestión para este 2019)
Los beneficios son grandes pero el riesgo de cometer errores graves existe. Desde comenzar la transformación sin tener el objetivo claro y alineado con la estrategia, a hacerlo muy rápido o no lograr que el personal se involucre, o se desatiendan clientes y se generen conflictos, entre otros. (Lea más: 5 mega-fracasos en Transformación Digital).
10 pasos para transformarse en una empresa digital
El largo y complejo camino de una transformación exitosa concluye en una empresa digital, con clientes y accionistas que perciben un valor agregado producto de todo el proceso de cambio realizado que la hace diferente y mejor que antes, más competitiva y digital.
Para ello, es necesario transitar varias etapas. Estos son los 10 pasos recomendables y, podría decirse, ineludibles para lograrlo:
10. Valoración positiva de clientes y accionistas
Si a pesar de todo el esfuerzo y el dinero invertido los clientes reciben un producto o servicio similar al que ya recibían o apenas mejorado, algo no salió bien.
La valoración que puedan hacer ellos y los accionistas respecto de si el proceso agregó o no valor es determinante para la firma más allá de los indicadores.
9. Control, seguimiento y ajustes
Llegar a una valoración positiva es muy importante. No obstante, una medición de resultados previa puede evitar sorpresas.
Durante la implementación, cada vez que termina una fase parcial se debe hacer una evaluación al igual que cuando culmina el proyecto.
En tanto, el seguimiento no concluye con la implementación ya que de la interacción post cambio con los clientes, empleados, proveedores y otros se obtendrán resultados que podrían disparar ajustes.
La transformación cultural llevará más tiempo que todo el proyecto.
8. Implementación
Es un paso decisivo para convertirse en una empresa digital. La transformación es todo un proceso que se va realizando de forma gradual, por etapas, que requiere ajustes, en el que se cometen errores, se hace un enorme esfuerzo y se invierte mucho dinero.
Cada firma tiene su propio ritmo, necesidades, recursos por lo que la ejecución del plan de trabajo es personalizada.
7. Diseño y planificación de la implementación
A esta altura, la empresa ya sabe si va a migrar a la nube, cuáles van a ser las innovaciones, qué procesos se verán afectados, si las acciones de la compañía irán orientadas al Big Data y/o la omnicanalidad, entre otros.
En esta etapa, la firma debe definir el paso a paso para implementar el cambio, diseñarlo y planificarlo. Es decir, los tiempos, cómo, cuándo hacer cada paso, la forma de controlar los resultados, quiénes serán los responsables, etc. Aquí se define el plan de trabajo a ejecutar, en fases graduales, los ensayos, prototipos, entre otros aspectos, para mitigar riesgos y advertir a tiempo errores y deficiencias.
6. Análisis de disponibilidad y necesidades de recursos humanos
Convertirse en una empresa digital exige entender que habrá un cambio cultural en la organización. Con este propósito es necesario:
Capacitar a las personas en el uso de las nuevas herramientas tecnológicas.
Contar con una estrategia comunicacional para que los colaboradores apoyen el cambio, comprendan qué beneficios apareja y cómo incidirá en los procesos de los que forman parte.
Contratar nuevos equipos, prescindir de algunos empleados y/o recurrir a expertos externos.
Trabajar con Recursos Humanos en la comunicación de la transformación, resolución de conflictos e incorporación de talentos.
Articular con el área Comercial porque sus empleados van a ser quienes interactúen post transformación con los clientes a través de nuevos canales, medios digitales, siguiendo la estrategia de marketing digital.
Trabajar desde la dirección de Innovación y Transformación Digital con el área de Tecnología de la Información en la implementación de, por ejemplo, la nube, la digitalización de procesos, la recopilación y procesamiento de datos útiles, etc.
5. Identificación de necesidades de recursos tecnológicos
La empresa debe saber con qué recursos tecnológicos cuenta, cuáles les falta, cuáles debe actualizar o recambiar para avanzar hacia la transformación digital
Es importante analizarlo no sólo en términos del hardware y software sino también de los procesos que se van a ver impactados por el cambio y de las áreas en particular como así también del nuevo vínculo que se va a generar con los clientes, proveedores, accionistas, empleados y otros.
4. Líder del proyecto, Comité y Pioneros Digitales
Emulando la figura del pionero del “Lejano Oeste” que viajaba a lo desconocido, dejando atrás el pasado, en busca de oportunidades y apremiado por la necesidad de salir adelante y lograr un cambio; en este proceso de transformación digital las empresas deben contar con una suerte de pioneros que se animen a incursionar en nuevas áreas, trabajos, con una mentalidad abierta y digital y sean lo suficientemente hábiles y profesionales como para llevar adelante la transformación, que puedan generar ideas, sepan cómo convertirlas en un plan de acción y cómo ejecutarlo.
Como emprendedores internos deben funcionar como una célula que se relaciona con otras áreas, genera los primeros productos, servicios, prueba antes de movilizar a toda la organización, fracasa y realiza ajustes, gestionan la innovación. La cabeza de esta célula debe ser un Director de Innovación y Transformación Digital que coordine acciones para lograr la cooperación entre las áreas del negocio y la tecnológica, con capacidad de liderazgo, apoyado incondicionalmente por la administración de la firma.
Para evaluar avances, desvíos, resultados y decidir ajustes, también es necesario contar con un Comité de Innovación que se reúna periódicamente con ese fin; conformado por el Director de Innovación y Transformación Digital, expertos tecnológicos como los pioneros y, obviamente, el CIO (del inglés, Chief Information Officer) y directivos de las distintas áreas de la empresa.
3. Involucramiento de los altos ejecutivos de la compañía
Para que el proceso sea exitoso es necesario contar con el pleno apoyo de gerencia.
La comunicación sobre el crecimiento esperado de la firma, objetivos y cambios en los procesos, de recursos humanos y tecnológicos debe venir desde lo más alto del organigrama para luego ser asimilado por todos sus empleados y colaboradores.
2. Definición de objetivos en términos digitales
La empresa, con una mentalidad digital, debe definir objetivos y evaluar periódicamente –a lo largo del proceso y una vez concluido- en qué medida se fueron logrando.
Teniendo siempre presente hacia dónde apunta la transformación debe, por ejemplo, plantearse como objetivo tener una marca top of mind a partir de nuevos canales que le permitan llegar a los clientes de una manera diferente y mejor o alcanzar una buena reputación digital para incursionar en nuevos negocios, u otras opciones.
1. Lanzamiento de la iniciativa y vinculación con la Estrategia
Cuando una empresa decide avanzar hacia la transformación digital debe saber que el cambio involucrará a toda la empresa y que debe estar en línea con la estrategia organizacional.
Es esencial que los altos ejecutivos tengan muy en claro, desde el día 1, hacia dónde quieren ir como compañía, qué esperan lograr con la transformación, si están en condiciones de llevarla adelante y en cuánto tiempo, alcance y plazos de cada etapa, los costos y el presupuesto disponible, como gestionarán el proceso dentro de la organización para lograr un cambio cultural, quiénes deben liderar el cambio, qué tipo de tecnología se va a implementar, cuál será el valor agregado que debería percibir el cliente y cómo lograrlo, entre otras cuestiones.
Si la estrategia organizacional fue concebida bajo un modelo más tradicional que quedó desfasado en materia digital, va a ser necesario efectuar ajustes para que todos vayan en la misma dirección y se produzca un cambio cultural conforme a un nuevo modelo de negocios.
Y a no olvidar lo fundamental: si la iniciativa de Transformación Digital no permite construir ventaja competitiva duradera, probablemente el esfuerzo organizacional no se vea debidamente redituado.