• Mauricio Castro Figueroa

La organización más "Ágil" corre con ventaja

Mercados dinámicos, clientes cada vez más exigentes, la inmediatez y una rápida respuesta es casi una demanda constante, estar al tope de las ventas, “primerear” a la competencia, estar listos para el siguiente nivel, correr para llegar a los objetivos anuales, la “lucha” por ser el mejor…. todo parece una carrera en el mundo de las empresas.


Se trata de un contexto en el que la velocidad es sinónimo de ventaja. Y la AGILIDAD, la clave para conseguirlo.


Pero esa “agilidad” no se logra ni remotamente de la noche a la mañana. Requiere de grandes esfuerzos, invertir en la empresa e incluso, repensar su funcionamiento a la luz de los cambios tecnológicos y la satisfacción del cliente.


La tecnología se plantea aquí y ahora, como la herramienta para lograrlo. Pero no todas las empresas están preparadas para transformarse en una empresa digital ya que exige un profundo cambio en el modo de pensar de la organización: de hacer rodar el negocio.


Sin dudas la digitalización contribuye a que las empresas sean más ágiles, ligeras, veloces. Pero para ello, es necesario que exista una profunda reflexión acerca de cómo transferir valor al usuario final de modo que la firma no se limite a automatizar los procesos existentes, sino que brinde una mejora en la experiencia del cliente y logre al mismo tiempo la eficiencia o excelencia operativa.



Paradójicamente, y contrariamente a lo podría creerse, muchas empresas grandes, líderes, consolidadas y con recursos suficientes para llevar adelante un cambio tan significativo no lo logran fácilmente.

  • Algunas porque caen en la trampa de las eternas pruebas piloto y en la modificación de procesos que, realmente, no agregan valor para la empresa y menos aún para el cliente.

  • Otras porque tienen plataformas tecnológicas antiguas, que datan de tiempos en los que el trabajo era más predecible y los equipos estaban organizados funcionalmente.

  • Algunas porque finalmente deciden mantener el negocio tradicional para asegurarse la rentabilidad anual y sólo dan pequeños pasos que están lejos de una digitalización a nivel de toda la compañía.

  • También hay firmas que no alcanzan su cometido porque no cuentan con líderes con ambidestreza que les permita llevar adelante el proyecto. Leer más: "Ambidestreza Estratégica": la habilidad más importante para la transformación digital

  • Y hay muchas empresas, de todos los tamaños, que no saben siquiera cómo hacerlo.


“Ganar la carrera” al ser más ágiles como organización gracias a una transformación digital integral es todo un desafío pero es posible.


El método AGILE


En este contexto, la metodología aplicada por una compañía para gestionar proyectos de índole tecnológica es clave.


Con el nuevo milenio entró aire fresco y los modelos tradicionales de gestión de proyectos para desarrollo de software comenzaron a ser cuestionados. Fue entonces que se abrió paso el enfoque Agile.


Esta metodología hoy cuenta distintas versiones y la más moderna es la versión Agile at scale (a escala). Esta última apunta a la empresa en su conjunto y ya no se limita a un proyecto puntual. Crea los cimientos para que toda la compañía se transforme en una organización Agile y esté preparada para transitar el camino hacia la transformación digital con éxito.


Las metodologías tradicionales tienen un enfoque predictivo, siguen un proceso secuencial hacia una cierta dirección y comienzan dicho proceso con un análisis profundo, la estimación de tiempos y recursos necesarios para desarrollar el proyecto. Se basan en la planificación en cascada.


Pero la rigidez, lo estricto y estructurado de estas metodologías contrasta con la dinámica que hoy exige el mercado e incluso puede ser la causa de resultados no deseados.


Al no estar prevista una retroalimentación, la posibilidad de ajustes continuos, ni una forma de trabajo en equipo que apunte hacia una dirección pero con cierta autonomía; un error en las estimaciones iniciales puede aparejar resultados desastrosos: desde desvíos en los tiempos hasta incrementos de costos o, peor aún, que el producto o servicio final ya no se ajuste a las necesidades del cliente al concluir el proyecto.


Fuente: http://agilismoatwork.blogspot.com

Los pilares del proceso Agile


En febrero de 2001, diecisiete críticos de estos modelos clásicos se reunieron en Snowbird, Utah para analizar nuevas técnicas y procesos para mejorar y evaluar procesos de desarrollo, mantenimiento de sistemas de información y productos de software y de operación de sistemas de software (como el modelo CMMI, del inglés Capability Maturity Model Integration o el SPICE del inglés Software Process Improvement Capability Determination) y generar un nuevo enfoque de gestión para este tipo de proyectos.


El resultado fue un Manifesto con 12 principios basados en 4 valores primordiales:

  1. INDIVIDUOS E INTERACCIONES sobre procesos y herramientas

  2. SOFTWARE FUNCIONANDO sobre documentación extensiva

  3. COLABORACIÓN CON EL CLIENTE sobre negociación contractual

  4. RESPUESTA ANTE EL CAMBIO sobre seguir un plan


Estos 4 valores o postulados son los pilares del denominado enfoque Agile. Los mismos dieron paso a los siguientes 12 principios:

  1. Satisfacción del cliente: Nuestra mayor prioridad es satisfacer al clientes mediante la entrega temprana y continua de valor.

  2. Los cambios son buenos: Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos Ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.

  3. Entregas frecuentes y en poco tiempo: Entregamos funcionalidades frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al período de tiempo más corto posible.

  4. Colaboración continua: Los responsables del negocio y los desarrolladores trabajan juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.

  5. Motivación del equipo: Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.

  6. Comunicación verbal y ágil: El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.

  7. El éxito está en los resultados: El producto funcionando es la medida principal de progreso.

  8. Sostenible y constante: Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.

  9. Atención a los detalles: La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la Agilidad.

  10. Simplicidad: La simplicidad o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.

  11. Equipos auto-organizados: De donde emergen las mejores arquitecturas, requisitos y diseños.

  12. Mejora continua: A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para, a continuación, ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.


Fuente: http://www.lynnecazaly.com.au/

En la actualidad, cada vez más empresas recurren a esta metodología tales como Dropbox, Spotify y Amazon, entre otras. Es que son cada vez más las empresas que quieren sumarse a la era digital y saben que para lograrlo con éxito, primero deben pensar y funcionar como empresa Agile.


Tipos de metodologías Agile


No todas las empresas usan la misma versión del enfoque Agile. Desde su creación a esta parte han aparecido nuevos tipos:


Estos distintos tipos de metodologías Agiles se rigen por los 12 postulados del Manifesto Agile. Para cada proyecto se puede usar una metodología o una combinación según resulte más conveniente. En la actualidad, las modalidades más utilizadas por las empresas son:


Extreme Programming (XP):

  • Apunta a fortalecer vínculos y favorecer la comunicación entre empleados y clientes, en el marco de un proyecto de desarrollo de software. Por ejemplo, la planificación se realiza con la participación del cliente.

  • También se trabaja en equipo. Esto sucede, por ejemplo, cuando los programadores deben generar códigos que luego serán sometidos a pruebas de funcionamiento.

  • La buena comunicación favorece la reducción de los “tiempos muertos” y el proyecto avanza. XP Suele funcionar bien en el caso de Startups o empresas que están aún en un proceso de consolidación.


Scrum:

  • La innovación, el trabajo en equipo, la flexibilidad, la comunicación, la productividad y la competitividad caracterizan al Scrum que suele aplicarse en proyectos que enfrentan escenarios complejos y deben concluir pronto. Por ello, el proceso se conforma de ciclos cortos que tienen una duración estipulada.

  • Cada ciclo de desarrollo de producto o servicio se divide en proyectos más pequeños y estos, a su vez, en etapas (análisis, desarrollo y testeo), por eso se dice que tiene estructura incremental.

  • Cada ciclo entrega un resultado completo. Esto no obsta que, por ejemplo en la etapa de desarrollo, existan entregas regulares y parciales del que va a ser el producto final lo cual se conoce como Sprint.

  • La comunicación se garantiza a través de reuniones de planificación, diarias de rutina y de control y, de retrospectiva al terminar un sprint que permiten evaluar el cumplimiento de objetivos, corregir errores a tiempo y realizar una buena gestión del proyecto.


Kanban:

  • La comunicación, la continuidad en las tareas y la reducción de tareas repetitivas es la base en esta versión del enfoque Agile. Para lograrlo, se vale del uso de una “tarjeta visual” que -en realidad- es un diagrama conformado por tres columnas que reflejan el estado de las distintas tareas: pendientes, en proceso o terminadas.

  • Esta herramienta, ideada por Toyota, es muy útil para los responsables de proyecto y también debe estar disponible para todos los miembros del equipo. También favorece la productividad y permite contar con información clara visualmente para su evaluación.


Lean Programming:


El concepto Agile at Scale (Agile a escala)


Cuando se habla de organizaciones Agile que aplican este enfoque a escala (Agile at Scale) se hace referencia a aquellas compañías que apuntan a lograr un equilibrio entre “alineación” y “autonomía” y que establecen para ello nuevas maneras de trabajar.



Según afirmaron expertos de Boston Consulting Group (BCG), en el marco de un seminario organizado con la participación de especialistas de la Universidad de Virginia, para lograrlo es necesario incorporar la mentalidad y la manera de trabajar Agile a nivel de toda la empresa, no sólo de un equipo, área o proyecto. “Es transformar el modelo operativo de la compañía en su conjunto”, sostuvieron.


En el caso de las organizaciones tradicionales, la alineación se asegura a través de la estructura jerárquica pero esto no implica tener autonomía y menos aún que se vaya a lograr crecimiento exponencial.


La metodología Agile a gran escala trabaja a partir de pequeñas unidades de ejecución que, por ejemplo en el caso de Spotify, suelen llamarse "cuadrillas o escuadrones" haciendo primar el concepto de autonomía. Pero tener autonomía no significa que no estén alineadas. Justamente, todas lo están en torno a un objetivo.


Para ello, se conforman equipos autónomos, multidisciplinarios, de entre 10 a 15 personas que trabajan alineados “con la responsabilidad completa de realizar un producto concreto”, indicaron desde el BCG.


Cuando se dice que las cuadrillas deben estar alineadas, además de estarlo con relación a los respectivos objetivos y la estrategia organizacional, también deben estarlo respecto al tiempo. Y esto es así dado que una característica fundamental de este enfoque es “proporcionar continuamente valor”, agregaron.


Los expertos también destacaron las claves del enfoque "Agile at Scale":

  • La alineación con objetivos, estrategia organizacional y tiempos.

  • Autonomía.

  • Conformación de cuadrillas.

  • Generar valor de forma continua.

  • Control intuitivo del entorno general.

  • Ajustes a los cambios observados – ciclo de retroalimentación continuo.


Fuente: https://mitsloan.mit.edu/ideas-made-to-matter/agile-scale-explained

Y concluyeron en que la utilización de esta moderna versión de Agile reporta importantes beneficios:

  • Las reiteraciones y el ciclo de retroalimentación continuo disminuye rápidamente el riesgo de dirigir la organización en la dirección incorrecta.

  • El enfoque de MVP (Producto Mínimo Viable: las funcionalidades o la versión parcial de un producto que permiten a un emprendedor descubrir rápidamente que necesita o pide el cliente) en cada etapa permite una gran visibilidad del valor que crea cada equipo y hacer ajustes en cualquier momento.

  • Las organizaciones Agile pueden adaptarse con el tiempo si se producen disrupciones o se crean nuevas oportunidades.

  • Lanzamiento de productos/servicios al mercado más rápido que permite, asimismo, un impacto en el negocio más veloz.

  • Mayor productividad.


Por último, concluyeron que con el tiempo también es posible lograr un mayor compromiso de los empleados como así también “la atracción y retención de talento digital superior”.

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