"...nuestra experiencia indica que las compañías deben tener éxito en otras 5 dimensiones clave para ser capaces de superar la inercia organizacional, despojarse de hábitos fírmemente arraigados, y crear un nuevo momentum positivo y de largo plazo (...) y (5) inculcar una nueva cultura de ejecución a lo largo de toda la empresa para sostener la transformación. De todas las mencionadas, la última tarea es quizás la más difícil." - Mckinsey Quarterly - nov/2016
Por su sencillez y probada efectividad, OKR es la metodología de ejecución estratégica que más interés concita en el mundo de la gestión. Por otra parte, la Transformación Digital es el esfuerzo estratégico más importante que las compañías vienen abordando hace más de una década, como respuesta a los cambios acelerados en los mercados productos de cambios sociales, medioambientales y tecnológicos.
La Transformación Digital es una batalla que se está perdiendo. Estudios indican que sobre el 70% de las iniciativas fracasan o se estancan. Según nuestra experiencia, son 3 las principales razones:
Falta de una visión audaz y seductora de largo plazo.
Insuficiente implicación y responsabilidad de los líderes en el proceso.
Un contexto de ejecución estratégica que no sirve.
Este es el primero de una serie de 11 artículos donde propondremos la aplicación de OKR sobre la base de un roadmap de Transformación Digital concebido a partir de las mejores experiencias que conocemos.
No queremos hablar sobre fundamentos de OKR o Transformación Digital (ya mucho se ha dicho), sino mostrar una vista integrada que facilite una mirada novedosa sobre este tema.
Esperamos que les resulte de utilidad.
Todo proceso de Transformación Digital (en adelante, TDx) es complejo independientemente del tipo de organización. Encararlo adecuadamente desde el comienzo es fundamental para que sea exitoso y logre crear valor agregado.
Para abordarlo con una visión audaz de TDx, es necesario que la empresa cuente con un roadmap especialmente adaptado para la compañía en línea con el modelo OKR y la planificación de la transformación.
Dicho roadmap presentará una progresión lógica e indicará cómo avanzar paso a paso y por etapas en este proceso. En él se detallarán las entidades intervinientes en la TDx, las acciones de ajuste a implementar, las necesidades de capacitación, sus pilares estratégicos, las instancias de mejoras de procesos y automatización, entre otros aspectos.
En Estratego hemos propuesto un roadmap para Transformación Digital basado en nuestra experiencia y bibliografía sobre el tema. Los elementos que lo componen conforman una síntesis de lo que creemos puede ser la mejor ruta lógica.
De los elementos mencionados anteriormente, se desprende un roadmap de 9 cuadrantes, en los que iremos profundizando en una serie de artículos sobre el tema.
El punto de partida: Una Visión Audaz de Transformación Digital
Así como la vida no es el destino, sino el viaje, la experiencia también indica que no existe un “estado final” determinado tras una TDx.
Esta falta de lugar de llegada concreto, es considerado por las empresas como una gran dificultad ya que necesitan saber exactamente en qué van a invertir y requieren garantías de que se van a lograr ciertos resultados.
Proponemos abordar este proceso a la luz de una “Visión Audaz de Transformación Digital”, cuyo horizonte sea un ambicioso plazo de ejecución (típicamente de tres años), que esté de acuerdo con un enfoque holístico respecto del impacto del cambio en la organización en su conjunto y cuyo roadmap responda a los verdaderos cambios en los modelos operativos que quiere lograr la empresa.
Las etapas del proceso de TDx
Durante el proceso de transformación, conforme al referido roadmap, la organización recorrerá tres fases:
Hacer bien lo básico. Apunta a lograr que las bases para la TDx estén bien asentadas y, para ello, en esta etapa se toman acciones orientadas a reforzar, adaptar, modificar, introducir y/o actualizar principalmente:
El ecosistema de datos de la organización y la información (general y específica) que generan los distintos sistemas de la compañía, necesaria durante y después de la TDx.
El compromiso directo de los líderes con el proceso, de modo que las aspiraciones organizacionales se traduzcan en un plan de acción ejecutable.
La dinámica y la forma utilizada para comunicar los avances.
El nivel de formación necesaria para llevar adelante la transformación conforme a una cultura ágil en el marco de la metodología OKR, mediante capacitación.
El gobierno de clientes o un equipo de RRHH por mencionar algunos, como entidades claves para la TDx.
Centrarse en el cliente. Ésta es una fase fundamental del proceso de transformación que tiene la mira está puesta en la relación con los clientes, en su nivel de satisfacción, en la interacción existente y potencial con ellos, en la necesidad de feedback, en arbitrar los medios para llegar a transformar la experiencia de los clientes de principio a fin identificando sus necesidades, aportando soluciones y generando un impacto positivo. Por ende, en esta etapa:
Se hace un fuerte hincapié en el rediseño y la mejora continua de los procesos.
Se derriban esquemas altamente conservadores en los cuales se perpetúan sin mayor éxito “planes piloto”.
Se redefinen, ajustan y afinan los criterios de la organización para priorizar iniciativas.
Se avanza sobre una óptima asignación de roles y la creación de equipos multifuncionales.
Se trabaja sobre la base de un “customer journey” para mejorar efectivamente la relación con el cliente.
Se prioriza la gestión ágil del desempeño y la adopción de un presupuesto ágil.
Y hasta se pone bajo la lupa sobre el compromiso de los líderes, dado que en esta fase se apunta al accountability y la evaluación del desempeño en cuanto a avances y logros de la TDx.
Crear ventaja digital. El resultado de esta fase será la ampliación de la brecha estratégica (con la competencia) en base a lo digital, que se traducirá en valor agregado para la organización que al ser percibido por el cliente redundará en un aumento de los ingresos de la firma a partir de la generación de negocios digitales y repercutirá positivamente en los márgenes de rentabilidad. Esta tercera fase es decisiva para la TDx y tal como ha de consignarse en el roadmap será resultado de:
La automatización y optimización de procesos, debido a la reducción de los costos operativos.
La implementación de una gestión activa de los costos, tanto los asociados a los recursos humanos internos o externos contratados para la TDx como de los gastos derivados del uso de recursos materiales ya existentes o de la adquisición de otros nuevos durante el proceso.
Una mejor predicción de la demanda basada en sistemas ligados al seguimiento de los clientes y sus registros de compra al favorecer la maximización de beneficios.
Un aspecto para destacar es que la gestión ágil primará durante todo el proceso, pero tomará fuerza especialmente en esta etapa bajo la forma de nuevos modelos de compensación.
Es importante remarcar que esta fase es crítica para los líderes, ya que deberán ser capaces de vencer la resistencia al cambio en la organización para que prospere la TDx y, además, porque tendrán que trabajar con mucha dedicación y compromiso para que la visión de transformación se sostenga más allá de las mejoras implementadas.
El roadmap por dentro
Las tres fases referidas precedentemente son plasmadas en el roadmap como “columnas” (ver la figura anterior). Estas etapas se desarrollarán teniendo en cuenta para cada una de ellas los tres pilares clave de esta visión audaz de TDx que serán las “filas” de este gran mapa; conformándose así una suerte de matriz cuyos elementos se encuentran interrelacionados y conectados gráficamente con flechas. Vale recordar que los pilares son:
Datos.
Liderazgo.
Talento.
De esta forma, el roadmap de la TDx se compondrá de filas (pilares) y columnas (etapas) que al combinarse gráficamente definirán 9 cuadrantes (por ejemplo, el primero de ellos corresponde a la primera fase y estaría enfocado en los datos).
La asignación de colores (ver base de la gráfica) permite identificar claramente la naturaleza de los distintos elementos del roadmap:
Pilares estratégicos de la TDx: son etapas que constituyen principios estratégicos sobre los cuales se construye el proceso de cambio. No son transformaciones en sí mismas, pero proveen fuertes bases para la gestión.
Fases que sostienen la TDx: se encuentran aquí aquellas cuestiones que van a asegurar la continuidad de la transformación en el tiempo y que contribuyen a lograr avances clave brindando así sustento en el largo plazo.
Entidades clave: las mismas se constituyen en la fase de “hacer bien lo básico” y su existencia es fundamental para el desarrollo del proceso. Hacen a la organización más permeable al proceso de cambio.
Mejoras recursivas del proceso: surgen como producto de los cambios y progresos que se van sucediendo en las distintas etapas. Se comienzan a advertir a partir de la segunda fase, en la que tienen lugar en mayor medida.
Considerando todos estos elementos y pautas es posible diseñar un roadmap con una visión audaz en términos generales. Pero aún es necesario profundizar el diseño conforme a las particularidades de la organización para que sea funcional a la compañía y, de esta forma, lograr que el proceso de TDx sea exitoso.