Reuniones que ocupan tiempo, pero no resuelven
- Mauricio Castro Figueroa
- hace 4 minutos
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Lunes en la mañana. Comité de gerencia. Agenda de doce puntos para una hora y media. Hablan todos. Una decisión que parecía cerrada se vuelve a abrir. Dos puntos quedan sin tiempo. Cierra el gerente general: lo vemos la próxima.
La próxima llega. Esos dos puntos siguen ahí.
Si la escena resulta familiar, no es excepción. Es patrón. Y el patrón se sostiene por una razón que casi nunca se nombra.
El problema no es la cantidad
Llevo más de veinte años entrando a comités de gerencia. Y tengo claro que el problema no es que las reuniones sean muchas. Tampoco es que estén mal facilitadas.
Esas reuniones ocupan tiempo precisamente porque no fueron diseñadas para resolver nada.
Tres funciones que no son la misma
Una reunión puede cumplir tres funciones, y conviene no confundirlas.
Informar. Alguien necesita que un grupo se entere de algo. No hay decisión pendiente.
Coordinar. Dos o más áreas ajustan tiempos o entregas. La decisión ya está tomada.
Decidir. Hay una pregunta abierta, un trade-off que resolver. Pide otra convocatoria, otra preparación y otro cierre.
La mayoría de las organizaciones cree que está haciendo la tercera cuando en realidad está haciendo la primera o la segunda.
Cinco reuniones reales, cinco tipos de información
Esta distinción se ve mejor cuando la bajamos a las reuniones que efectivamente tiene una empresa. Hay cinco tipos.
La reunión informativa, sostenida en una presentación o un documento.
La reunión de coordinación cotidiana, el "en qué estamos" semanal o quincenal, sostenida en un tablero de avance.
La reunión de backlog de pendientes, propia de organizaciones que trabajan con esa práctica, sostenida en una lista priorizada.
La reunión de avances y resultados, sostenida en los indicadores del negocio. Es la reunión del business as usual: cómo va lo que ya está funcionando.
La reunión de estrategia, donde se toman decisiones de fondo, sostenida en los OKR. Acá está lo nuevo y distinto que la organización está construyendo.
Cada una combina informar, coordinar y decidir, pero en proporciones distintas.
Tres razones por las que una reunión no resuelve
Hasta acá la taxonomía. Pero el problema más fino no es de tipos. Aun teniendo el tipo correcto, una reunión puede terminar sin resolver nada. Por tres razones.
La primera es de sistema, y tiene dos versiones
La obvia: la organización no produce la información que esa reunión necesita. No hay tablero vivo, no hay métricas continuas, no hay dashboard al que cualquiera pueda llegar antes del comité. La información se construye en vivo. Treinta minutos del comité se van en eso.
La segunda versión es más sutil, y es la que más se ve en los últimos años. La organización sí tiene los datos. Tiene dashboards, tiene reportes, tiene indicadores. Y aun así, la conversación termina en "yo creo". Porque tener los datos no es lo mismo que saber leerlos. Cuando los directivos no comparten un marco común para interpretar la información, cada uno llega con su propia lectura, y la reunión se gasta armando un piso común que debería haber existido antes.
Las empresas hablan mucho de decisiones basadas en datos. Pero en la mayoría de los comités que conozco, lo que se escucha es "yo creo". Y hay dos tipos de "yo creo": uno legítimo, el criterio cuando no hay información; y uno sustituto, el que aparece cuando la información está pero nadie la sabe leer. En cualquiera de los dos casos, la reunión no es una mesa de decisión. Es una conversación de opiniones.
La segunda es de diseño
Muchas veces le pedimos a la reunión un trabajo que no le corresponde.
Avanzar tareas.
Despejar información.
Coordinar movimientos que se podrían resolver con un mensaje.
Eso no es trabajo de comité. Es trabajo del día a día.
Cuando una organización tiene un flujo diario que funciona, con información visible, compromisos claros y conversaciones bilaterales rápidas, las reuniones se acortan solas. Llegan con lo que tienen que llegar, resuelven lo que tienen que resolver, cierran.
Cuando ese flujo no existe, la reunión termina haciéndolo todo. Y por eso dura tres horas. El comité no es donde se hace el trabajo. Es donde se confirma, se decide o se ajusta lo que ya viene en marcha.
La tercera es de conducción
El líder, a veces sin darse cuenta, usa la reunión para no decidir. Convoca al comité para distribuir una decisión que le toca a él. Sigue pidiendo más reuniones esperando que el consenso aparezca solo. Y cuando no aparece, la reunión vuelve a agendarse.
A veces esto se viste de estilo participativo. Y el estilo participativo bien usado vale oro. Pero cuando se vuelve cobertura para no tomar la decisión que toca, la reunión se transforma en el lugar donde nada se cierra.
Esto es liderazgo, y voy a abrirlo mejor en la próxima entrega. Pero conviene dejarlo nombrado.
Antes de seguir empujando
Desarrollé este tema en un video corto, con la presentación que ordena los tipos de reunión y las tres causas por las que una reunión no resuelve. La idea es que se pueda ver en un café, no que sea una clase.
Mientras tanto, dos preguntas para esta semana.
Para cada reunión que tienes en la agenda: ¿está convocada para informar, para coordinar o para decidir?
Y si es para decidir: ¿llega con la información que necesita y con un marco común para leerla, o se va a construir en vivo?
Si la mayoría de tus reuniones son para decidir y casi nunca termina decidiéndose nada, hay una pregunta más detrás. La trabajaré en la próxima entrega.
