Pasos para controlar eficazmente los riesgos en la gestión de proyectos

La gestión de riesgo es uno de los puntos más relevantes, debiendo darle la importancia que se merece dentro de la empresa. Cuando se es proactivo a la hora de identificar y mitigar las posibles amenazas para el proyecto, es probable que surjan menos problemas. Los gestores de proyectos que cuentan con una Maestría en metodologías ágiles de Gestión de Proyectos y Transformación Digital quieren marcar la diferencia, ofreciendo regularmente tiempo con el equipo para evaluar todo lo que podría impedir el éxito del proyecto y toman activamente medidas para gestionar la situación.


Uno de los errores en la gestión de riesgos es tratarla como un proceso mecánico que se lleva a cabo de forma aislada por la dirección del proyecto. La gestión de riesgos funciona mejor cuando todos los miembros del equipo colaboran y comparten sus conocimientos y su visión. Cuando los riesgos se identifican, analizan, mitigan y solucionan en colaboración, no solo son más fáciles de identificar, sino que se refuerza la responsabilidad.


A continuación, presentamos una serie de consejos para evitar los riesgos en la colaboración de un proyecto.


1. Lluvia de ideas


El primer paso en la gestión de riesgos es pedir al equipo que haga una lluvia de ideas sobre todos los posibles riesgos del proyecto. A medida que piensen en los posibles obstáculos, deberán anotar cada riesgo en una nota adhesiva distinta y pegarla en la pared. Cuanto más específicos sean los riesgos, más fácil será identificar una respuesta adecuada para ellos.


Algunos de los riesgos serán específicos, mientras que otros serán riesgos genéricos que afectan a todos los proyectos. Permitir que los miembros del equipo capten todos los tipos de elementos, ya que todos podrían convertirse en problemas si no se mitigan adecuadamente. Y no debe cometer el error de omitir deliberadamente ciertos riesgos porque son demasiado precarios para discutirlos. Recuerde que es mucho más fácil gestionar un riesgo que esperar a que se convierta en un problema.


2. Consolidar y analizar los riesgos


Destacar cada riesgo, uno por uno, y discutir la causa raíz de cada riesgo preguntando el por qué. Seguir indagando hasta que el equipo encuentre el origen último del riesgo. Este proceso facilitará mucho la determinación de la mejor manera de respuesta de cada uno. Si se encuentra con un riesgo que ya se ha mencionado, puede eliminar el duplicado.


3. Matriz de impacto y probabilidad


Una vez que el equipo entienda la causa de cada riesgo, el siguiente paso será determinar la probabilidad de que se produzca el mismo, así como el nivel de impacto en caso de que se produzca.


En otras palabras, ¿qué ocurrirá si este riesgo se materializa?, ¿cómo afectará al tiempo, al coste, a la calidad, a los beneficios empresariales y a los recursos del proyecto? La mejor manera de ilustrar el impacto y la probabilidad de un riesgo es dibujar una matriz en una pizarra o rotafolio con la probabilidad y el impacto en el eje vertical y horizontal respectivamente. Se puede utilizar una escala numérica del 1 al 5, o una clasificación de alto, medio y bajo.


A continuación, el equipo puede examinar cada uno de los riesgos identificados y, en colaboración, colocar el post-it en la matriz según la probabilidad de que ocurra y la extensión del impacto para el caso de que se consolide.


4. Identificar y captar la respuesta al riesgo


Este paso consiste en centrarse en los riesgos de mayor probabilidad e impacto y determinar cuál sería la mejor respuesta al riesgo. ¿Qué medidas hay que tomar para reducir el impacto de los riesgos más importantes? Probablemente no sea necesario responder a cada uno de los riesgos identificados.


En su caso, decida qué riesgos merece la pena mitigar y cuáles no. Algunos son demasiado insignificantes como para hacer algo al respecto y otros no merecen ser mitigados, por ejemplo, si la acción contra el riesgo es más cara que asumirlo. Cuando haya determinado la respuesta al riesgo, anótela en su registro de riesgos determinando algunas acciones tangibles. Esta debe contener acciones específicas, se recomienda evitar respuestas como evitar, transferir, mitigar, aceptar o escalar


5. Asignar responsables


A continuación, hay que asignar un responsable a cada riesgo. El CEO debe ser la persona más adecuada para aplicar la respuesta al riesgo y supervisar su progreso. Muchos directores de proyecto cometen el error de asignarse a sí mismos demasiados riesgos. Como gestor del proyecto, usted es responsable de facilitar el proceso de gestión de riesgos, pero eso no significa que deba apropiarse de cada uno de ellos. La mejor manera de asegurarse la propiedad de los riesgos es acordar en colaboración de quién es el dueño de cada uno.


Determinar las responsabilidades de los riesgos en un taller es mucho mejor que hacer que la dirección del proyecto asigne la propiedad por su cuenta y esperar que el personal lo acepte.


6. Supervisar y comunicar los riesgos


El último paso consiste en supervisar y comunicar continuamente los riesgos que se han identificado junto con las acciones acordadas. Programe revisiones periódicas de los riesgos con su equipo y las partes interesadas para identificar los nuevos riesgos o modificados que deban abordarse.


Recuerde mencionar siempre los principales riesgos y las medidas de mitigación en sus informes de progreso y destacarlos en las reuniones del comité de dirección. Esto no solo demostrará a las partes interesadas que estás al tanto de las cosas, sino que también podrás obtener valiosos comentarios que te ayudarán a mitigar los riesgos aún mejor.


Conclusión


Una de las piedras angulares es la colaboración en el enfoque, mediante una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos con los miembros clave del equipo y las partes interesadas. Esto ayudará a identificar y tratar las posibles amenazas y creará un sentido de responsabilidad compartido.


Una vez identificados los riesgos, estudie la causa principal y determine la mejor manera de mitigar los riesgos de mayor impacto y probabilidad. Fomente el debate en torno a los principales riesgos del proyecto generando reuniones periódicas del comité de dirección.

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